Korzystanie z Techniki Time Boxing w Celu Zwiększenia Produktywności
Sekretem skutecznego zarządzania czasem jest technika Timeboxingu. Polega ona na dosłownym myśleniu do wnętrza pudełka (a nie na zewnątrz). Porządkowanie czasu w uporządkowanych pudełkach pozwala lepiej wykonywać swoją pracę i zwiększyć produktywność.
Jeśli zmagasz się z utrzymaniem produktywności, to zdecydowanie ten przewodnik będzie dla Ciebie prawdziwym zbawieniem. Kontynuuj czytanie naszego wpisu na blogu i dowiedz się więcej:
- Czym jest time boxing?
- Jak uzyskać czas dla danej czynności?
- Jak stworzyć skuteczny kalendarz?
Czy jesteś gotowy na wprowadzenie zmian w swojej rutynie?
Czym jest Technika Efektywnego Zarządzania Czasem?
Time boxing to technika zarządzania czasem, która polega na przydzielaniu stałych jednostek czasu na zadania z wyprzedzeniem. Korzystając z tej taktyki, dzielisz swój harmonogram na tak zwane przedziały czasowe i wykonujesz każdą czynność w wyznaczonych ramach czasowych. Prawidłowo zastosowane podejście do zarządzania czasem umożliwia ci pracę ramię w ramię z czasem, którym dysponujesz.
Główną koncepcją techniki Time boxing jest to, że minutnik wywołuje wrażenie nagłej reakcji. Zamiast marnować cenne godziny pracy na rozpraszanie uwagi, można zyskać świadomość, że ma się określony czas na zrobienie jak największych postępów.
Warto zauważyć, że Time boxing to przede wszystkim ustalanie priorytetów ważnych zadań i zwiększanie produktywności. Odpowiednio zaplanowane spotkania pozwalają oszacować, ile czasu poświęcamy na poszczególne zadania, co umożliwia pozbycie się zmęczenia psychicznego.
Korzyści Płynące z Techniki Time Boxing
Planując nadchodzące zadania, ludzie często wpadają w błąd planowania. Jesteśmy zbyt optymistyczni co do czasu trwania przyszłych projektów i mamy skłonność do niedoszacowania czasu potrzebnego na wykonanie konkretnego zadania.
Time boxing to skuteczna broń przeciwko nieprecyzyjnym prognozom. Oczywiście nie jest to jego jedyna zaleta.
Jako skuteczna technika zarządzania czasem, time boxing oferuje wiele korzyści:
- Easy to get started: Psychological research governed by Dr. Pychyl has shown that procrastination has nothing to do with self-discipline. Rather, we postpone critical things to eliminate negative emotions associated with huge projects. Time boxing allows you to avoid unnecessary overwhelm and keeps you focused on manageable chunks of work.
- Zwiększa świadomość tego, dokąd zmierza czas: Możesz łatwo śledzić, ile czasu poświęcasz na ukończenie każdego zadania. Dzięki funkcji time box nie przekroczysz ustalonych limitów i zachowasz porządek.
- Zwiększa produktywność: Koncentrujesz się na najważniejszych obowiązkach i skupiasz swoją uwagę na tym, co powinno być wykonane w pierwszej kolejności.
- Umożliwia uniknięcie rozproszeń: Niekończące się powiadomienia, czaty zespołowe i aktualizacje wymagają sporej uwagi. O ile sprawdzenie wiadomości e-mail rzeczywiście zajmuje kilka sekund, o tyle takie zakłócenia stale się nasilają. W tym miejscu do gry wkracza technika Time Boxingu.
- Zapobiega przepracowywaniu się: Wyznaczanie ścisłych granic ma kluczowe wsparcie w określaniu terminów wykonania każdego zadania. Dzięki temu możesz wyeliminować z kalendarza niechciane procesy, a tym samym ograniczyć nadgodziny.
Dzięki technice Timebox możesz mieć kontrolę nad każdą ważną minutą. To pozwala na upewnienie się, że ważne procesy nie są przerywane przez żadne przeszkody.
Jak Efektywnie Wykorzystać Time Box?
Jeśli twoja lista rzeczy do zrobienia jest długa jak ramię, to łatwo możesz się zestresować. Nie wpadnij w tę pułapkę – wykorzystaj time boxing. Z pomocą tej prostej, ale skutecznej metody, będziesz w stanie maksymalnie wykorzystać swój harmonogram pracy i zmaksymalizować swoją wydajność. Postępuj zgodnie z poniższymi pięcioma krokami do zarządzania kalendarzem i zwiększenia produktywności.
Step 1. Znajdowanie Zadań dla Funkcji Time Boxing
Generalnie, możesz wybrać dowolne zadanie do swojego kalendarza Time boxingu. Najlepiej jednak, jeśli przypiszesz timeboxy do zadań wymagających ogromnego wysiłku i zaangażowania (np. pisanie książki lub tworzenie strony internetowej). Oczywiście, wyznaczając osiągalne cele, będziesz czerpał przyjemność z całego procesu, zamiast zniechęcać się ogromną ilością pracy.
Krok 2. Przypisywanie Przedziału Czasowego dla Każdego Zadania
Po wybraniu zadań zdecyduj, kiedy i jak długo chcesz pracować nad każdym z projektów. Załóżmy, że piszesz 200-stronicową książkę. Masz 2 miesiące na ukończenie projektu. Teraz, gdy znasz już swój docelowy cel i ostateczny termin, zróbmy trochę obliczeń. Aby osiągnąć ostateczny cel, należy pisać średnio 4 strony dziennie. Oznacza to, że skończysz pisać swoją książkę w 50 dni, a pozostałe 10 dni poświęcisz na korektę i wprowadzanie poprawek.
Krok 3. Oszacowanie i Przydział Czasu
Przejdźmy teraz do zasadniczego etapu – time-boxingu wytypowanych zadań. Mając na uwadze ostateczny cel, należy wyznaczyć codzienne punkty rozpoczęcia i zakończenia dla każdego nadchodzącego projektu. Zastanów się, który moment jest najbardziej odpowiedni dla poszczególnych zadań. Na przykład, możesz nie radzić sobie z pisaniem rano. W takim przypadku warto rozważyć zmianę niektórych obowiązków. Przeznacz poranne godziny na aktywność fizyczną, taką jak sprzątanie lub ćwiczenia, a godziny w ciągu dnia na pisanie.
Dzięki szerokiej ofercie narzędzi online, tworzenie harmonogramu nigdy nie było prostsze. Przetestuj darmowe narzędzia do tworzenia harmonogramu zadań i mądrze planuj każdą aktywność.
Krok 4. Zostaw Miejsce na Przerwy Między Przedziałami Czasowymi
Nie zapominajmy o zrobieniu sobie przerwy. Wyznaczenie miejsca na krótkie przerwy w planowaniu swojego czasu pracy ostatecznie nagrodzi cię zwiększoną uwagą podczas realizacji ważnych projektów. Pamiętaj, aby naładować baterie, zanim poczujesz się wyczerpany. Czasem warto na chwilę oderwać się od pracy, by pobudzić swoją kreatywność.
Twój szablon Time boxingu może wyglądać następująco.
Step 5. Przegląd Rezultatów po Każdym Przedziale Czasowym
Z przejrzystym planem znacznie łatwiej będzie zorganizować swój dzień. Pamiętaj jednak, by stale kontrolować postępy. Zalecamy korzystanie z minutnika w telefonie, aby monitorować swoje działania. Obowiązuje jednak jedna zasada: gdy licznik czasu się uruchomi, to musi się wyłączyć. Po zakończeniu każdego zadania poświęć trochę czasu na ocenę swoich osiągnięć. Czy wszystko poszło zgodnie z planem?. Czy miałeś wystarczająco dużo czasu na wykonanie zadania?. Czy coś cię rozpraszało?. Zapisz wszystko i zaktualizuj swój kalendarz time boxingu.
Podsumowanie
Pracuj nad swoją koncentracją, umieszczając swój czas w uporządkowanych pudełkach. Takie podejście pozwoli ci robić postępy znacznie szybciej i cieszyć się lepszymi wynikami. Podejmuj wyzwania, aby osiągać cele, a także poświęć trochę czasu na zastanowienie się nad swoimi postępami.
Korzystanie z Time Boxingu w Celu Zwiększenia Produktywności
- Znajdowanie Zadań dla Time boxing
Najlepszym rozwiązaniem byłoby wyznaczenie ram czasowych dla przedsięwzięć wymagających olbrzymiego wysiłku i poświęcenia. Ustalając osiągalne cele, będziesz mógł cieszyć się z całego procesu, zamiast zniechęcać się ogromną ilością pracy.
- Przypisywanie Przedziału Czasowego dla Każdego Zadania
Po wybraniu zadań zdecyduj, kiedy i jak długo chcesz pracować nad każdym konkretnym projektem.
- Oszacowanie i przydział czasu
Mając na uwadze finalny cel, należy wyznaczyć dzienne terminy rozpoczęcia i zakończenia każdego nadchodzącego projektu. Zastanów się, kiedy jest najbardziej odpowiedni czas na każde konkretne zadanie.
- Miejsce na Przerwy Między Przedziałami Czasowymi
Nie zapominaj o przerwach. Wyznaczenie miejsca na krótkie przerwy w planowaniu timeboxa zaprocentuje w efekcie większą uwagą poświęconą priorytetowym projektom.
- Przegląd Wyników po Każdym Przedziale Czasowym
Posiadając konkretny plan, o wiele łatwiej będzie zorganizować swój dzień. Upewnij się jednak, że stale monitorujesz postępy. Po wykonaniu każdego zadania znajdź czas na ocenę swoich osiągnięć.
