Zbuduj Produktywny Workflow przy Użyciu Day Theming

Produktywność Zarządzanie czasem

Możesz pracować przez lata w tej samej pracy, branży lub niszy i wciąż nie opanować produktywności. Prawdę mówiąc, utrzymanie maksymalnej produktywności jest wyzwaniem, przed którym każdy stoi przez cały czas. Zamiast jednak dzielić swoją uwagę poprzez wielozadaniowość lub praktykowanie innych wątpliwych strategii, możesz zamiast tego zbudować produktywny przepływ pracy przy użyciu day themingu.

Day Theming to prosta, ale niezwykle skuteczna technika zwiększania produktywności. Może ona pomóc w zarządzaniu czasem, organizacji harmonogramu i wielu innych kwestiach. Przyjrzyjmy się, czym jest day theming, jak działa i jak możesz zacząć go praktykować w ciągu tygodnia.

Czym jest Day Theming?

Dla wielu nowoczesnych pracowników produktywność ma kluczowe znaczenie. Mając tak wiele do zrobienia i tak wiele obowiązków do pogodzenia, maksymalne wykorzystanie każdej godziny pracy ma kluczowe znaczenie. Istnieje wiele przykładów strategii, które można wykorzystać do poprawy produktywności. Jedyną z nich jest automatyzacja rutynowych zadań, stosowanie blokowania czasu, ustalanie codziennych priorytetów i stosowanie techniki Pomodoro.

Tematyzacja dnia jest jednak również bardzo skuteczna, a może nawet bardziej niż te alternatywy. W skrócie, day theming to tematyczne dopasowanie każdego dnia do konkretnego typu zadania, odpowiedzialności lub celu. Zamiast tworzyć codzienną listę rzeczy do zrobienia po rozpoczęciu pracy z kartami czasu pracy i wieloma różnymi zadaniami, które wymagają zmiany biegów lub skupienia się na zupełnie innych rzeczach z godziny na godzinę, tworzenie tematów dnia musi łączyć zadania każdego dnia w oparciu o podobieństwo.
Jest prosty, łatwy do wdrożenia i zapewnia wiele wspaniałych korzyści dla tych, którzy konsekwentnie go praktykują. Im częściej korzystasz z day themingu tym większe prawdopodobieństwo, że zauważysz znaczny wzrost produktywności i zdecydujesz się wykorzystać go w każdym tygodniu pracy.

Jak Korzystać z Day Theming, aby Uzyskać Świetne Wyniki

Chcesz wypróbować day theming? Dobra wiadomość: dzięki czterem kluczowym krokom możesz zmienić swój harmonogram i od razu zacząć korzystać z metody zarządzania czasem opartej na motywach dnia. Ponadto kroki te są łatwe do wdrożenia i zastosowania w całej firmie, dzięki czemu można korzystać z day themingu w całym biurze.

Wybierz Kategorie lub Motywy dla Swoich Dni

Po pierwsze, należy wybrać kategorie pracy lub tematy dla każdego dnia w tygodniu pracy. Nie ma ograniczeń co do przypisywanych kategorii – wszystko zależy od branży, obowiązków zawodowych i bieżącego obciążenia projektami.

Na przykład, w danym tygodniu pracy możesz być zmuszony do odpowiadania na korespondencję służbową, odbywania wszystkich spotkań ze współpracownikami i przygotowywania pracy na następny tydzień. Cała twoja praca jest głównie administracyjna i oparta na współpracy, dlatego liczy się jako ogólny temat.

W inne dni możesz zająć się analizą danych lub pisaniem raportów, w zależności od tego, czego potrzebujesz do pracy i z czym się ona wiąże. W przypadku day theming i chodzi o to, aby umieścić cały określony rodzaj pracy w jednym dniu (lub dwóch dniach), aby nie mieszać i zmieniać.

Przypisywanie Każdego Motywu do Określonego Dnia Tygodnia

Następnie weź swoje tematy lub kategorie i przypisz każdy z nich do określonego dnia tygodnia. Trzymając się powyższego przykładu, możesz przypisać całą swoją pracę administracyjną i współpracę do poniedziałku, aby wiedzieć, co musisz zrobić przez resztę tygodnia oraz aby móc odpowiedzieć na wszystkie e-maile otrzymane w ciągu weekendu. Możesz przypisać pracę związaną z analizą danych we wtorek, przypisać inną pracę opartą na projekcie w środę i tak dalej.

Ponownie, masz całkowitą swobodę w zakresie tego, jak chcesz zbudować swój przepływ pracy przy użyciu Day Theming. Warto jednak mieć na uwadze swój osobisty poziom energii i rytm. Dla przykładu, poniedziałki są najmniej produktywne, ponieważ wracasz do pracy po weekendowych aktywnościach, dlatego rozsądnie jest przydzielać bardziej priorytetowe projekty na dni w drugiej połowie tygodnia.

Szczegółowe Zadania dla Tematu Każdego D+nia

Teraz nadszedł czas, aby podzielić poszczególne zadania, które podpiszesz dla każdego tematu dnia. Zasadniczo jest to grupowanie zadań, w którym „grupujesz” podobne zadania razem, aby uzyskać maksymalną produktywność.

W powyższym przypadku weźmy poniedziałek. Przykładowymi zadaniami mogą być:

  • Odpowiadanie na służbowe e-maile
  • Spotkania z szefem i dostarczanie aktualizacji projektu
  • Spotkanie ze współpracownikami projektu w celu ustalenia, czym kto się zajmuje w ciągu tygodnia
  • Określenie i potwierdzenie terminów projektu
  • Zajmij się wszelkimi pracami administracyjnymi, takimi jak pobieranie ważnych plików, oglądanie filmów edukacyjnych w miejscu pracy itp.

Zapisz każde z tych zadań w notatniku lub dodaj je do kalendarza. W miarę upływu każdego dnia tygodnia tematycznego możesz odhaczać kolejne zadania, co da ci poczucie postępu i spełnienia. Jest to dobry sposób na utrzymanie motywacji, szczególnie w dni tygodnia pracy, kiedy trzeba wykonywać zadania, które zwykle nie sprawiają nam przyjemności.
Ostatnia wskazówka – nie zapomnij wziąć pod uwagę snu podczas określania zadań, które będziesz wykonywać każdego dnia. Dla przykładu: wystarczająca ilość snu ma kluczowe znaczenie dla codziennej energii i bezpieczeństwa. Niektóre badania pokazują, na przykład, że jazda po 20 godzinach bez snu jest podobna do jazdy z BAC wynoszącym 10%.

Dodawanie Motywów i Zadań do Kalendarza lub Narzędzia do Śledzenia Czasu Pracy

Ostatnim krokiem jest dodanie wybranych tematów i zadań do kalendarza lub oprogramowania do śledzenia czasu. Zrób to uważnie i upewnij się, że nie pomylisz żadnych dni. W przeciwnym razie możesz zburzyć ciąg produktywności, który tak starannie zaplanowałeś.

TrackingTime jest świetnym przykładem dodatkowego narzędzia, które można wykorzystać do lepszego zarządzania czasem, ponieważ pomaga mierzyć produktywność własną i zespołu, a także wyznaczać cele i terminy. Mając dostęp do tych informacji, możesz sprawdzić, w jaki sposób Twoja obecna

Ten schemat działa. Jeśli zajdzie potrzeba wprowadzenia zmian, można to zrobić na podstawie informacji dostarczonych przez TrackingTime.

4. Duże zalety Day Theming

Teraz, gdy już wiesz, jak wdrożyć day theming w swojej codziennej pracy, przyjrzyjmy się korzyściom, które na pewno szybko zauważysz.

Zwiększa Produktywność

Początkowo, tworzenie tematów dnia prawie zawsze skutkuje znacznym wzrostem produktywności. Dając sobie możliwość skupienia się na jednym rodzaju pracy lub jednym temacie każdego dnia, zajmiesz się tą pracą bardziej efektywnie niż kiedykolwiek wcześniej. Zapobiega to utracie produktywności, która jest typowa przy wykonywaniu wielu zadań jednocześnie.

Dla przykładu, przyjmijmy, że wszystkie środy przeznaczasz na współpracę z innymi współpracownikami. Kiedy zbliża się środa, jesteś gotowy do pracy i bycia efektywnym członkiem zespołu, wiedząc, że nie musisz przywoływać tej samej energii lub skupienia w pozostałe dni tygodnia.

Należy zauważyć, że korzyści te są skutecznie podwojone dla pracowników zdalnych. Tematyzacja dnia pracy może być jednym z najlepszych sposobów na zwiększenie produktywności pracy zdalnej. Wielu pracowników zdalnych boryka się ze strukturyzacją i dyscypliną, gdy nie znajdują się w biurze z bezpośrednim przełożonym w pobliżu. Dzięki day theming można zapewnić sobie lub pracownikom zdalnym strukturę, której potrzebują, aby odnieść sukces, w pewnym sensie naśladując cotygodniowy przepływ skupienia i rodzaj pracy doświadczany w normalnym środowisku pracy.

Koncentruje Uwagę

Co więcej, day theming pomaga skupić uwagę zarówno na tobie, jak i na innych członkach zespołu. Każdego dnia musisz w pełni się skupić tylko na jednym rodzaju pracy lub temacie.

Rezultat? Znacznie lepsza wydajność dla większości ludzi. Faktycznie, skupienie swojej uwagi w ten sposób może pozwolić ci na szybsze ukończenie projektów. A to pozwala na uzyskanie lepszych wyników niż kiedykolwiek wcześniej.

Pomoc przy Ustalaniu Priorytetów

Podobnie jak time boxing i inne techniki, tworzenie tematów dnia może z natury pomóc w ustalaniu priorytetów. Day theming można skonfigurować, co pozwala nadać priorytet pracy, która musi być wykonana na początku tygodnia. Dla przykładu: w poniedziałki lub wtorki. Następnie możesz nadać priorytet mniej ważnym zadaniom na koniec tygodnia lub odwrotnie, w zależności od specyficznych wymagań.

Dobrym pomysłem jest również połączenie dziennych tematów związanych z tematyką dnia z wykorzystaniem oprogramowania do organizacji pracy. Jest ono wyposażone m.in. w funkcje śledzenia czasu pracy, narzędzia do pomiaru produktywności zespołu i monitory obciążenia pracą. Taka konfiguracja zapewni, że istotna praca nie zostanie przypadkowo przegapiona lub pominięta, a także pomoże dotrzymać wszystkich terminów na czas.

Minimalizuje Wymogi Dotyczące Czasu Rozruchu

Co więcej, day theming zapewnia dużą korzyść w postaci zminimalizowania wymagań dotyczących czasu rozruchu, których zwykle doświadczasz w pracy. Kiedy zmieniasz zadania lub koncentrujesz się na czymś innym, zwykle zajmuje to trochę czasu, aby twój umysł skupił się na nowym zadaniu.

Dzięki day theming nigdy nie musisz się o to martwić. Każdego dnia przygotowujesz się do pracy i pozostajesz skupiony, aż do zakończenia pracy.

Wskazówka: Pamiętaj, że do stworzenia codziennego efektywnego procesu pracy, czas powinien być po twojej stronie. Właśnie dlatego zarządzanie czasem jest kluczowe. Day theming to tylko jedna z wielu dostępnych technik. Na naszym blogu znajdziesz przewodnik i korzyści płynące z grupowania zadań, podobnej metody zarządzania czasem. W połączeniu z narzędziami takimi jak TrackingTime do śledzenia czasu, następny tydzień pracy będzie niezwykle produktywnym w historii: każdy w firmie może dostarczać dokładne raporty czasu pracy zgodnie ze swoim stylem pracy. Śledzenie czasu odbywa się automatycznie i w czasie rzeczywistym, co nie koliduje z ich nawykami pracy i określonymi wymaganiami ich stanowisk.

Czy Day Theming Zwiększy Twoją Produktywność?

Day Theming to praktyka organizowania dni w ciągu tygodnia poprzez „tematowanie” ich pod kątem określonych zadań lub celów. Jeśli praktykuje się ją w mądry sposób, to Day Theming pomoże w zwiększeniu produktywności, skupić uwagę i maksymalizację zarządzania czasem.

O Autorze:

Fabian Sandoval jest analitykiem HR dla małych i średnich firm, który niedawno rozpoczął karierę copywritera. Dzieląc się swoimi spostrzeżeniami o produktywności pracowników i usprawnieniu projektów obejmujących całą firmę.

Jak korzystać z Day Theming, aby uzyskać świetne wyniki

  1. Wybierz Kategorie lub Tematy dla Swoich Dni:

    Powinieneś wybrać kategorie pracy lub tematy na każdy dzień tygodnia pracy.

  2. Przypisz Każdy Motyw do Określonego Dnia Tygodnia:

    Wybierz tematy lub kategorie i przypisz każdy z nich do określonego dnia tygodnia.

  3. Szczegółowe Zadania Dla Każdego Tematu Dnia:

    Rozdziel poszczególne zadania, które będziesz podpisywać dla każdego tematu dnia.

  4. Dodaj Motywy i Zadania do Kalendarza lub Narzędzia do Śledzenia Czasu:

    Ostatnim krokiem jest dodanie wybranych tematów i zadań do kalendarza lub oprogramowania do śledzenia czasu. TrackingTime jest doskonałym przykładem dodatkowego narzędzia, które można wykorzystać do lepszego zarządzania czasem. Może on pomóc w mierzeniu produktywności dla siebie i swojego zespołu, a także w ustalaniu celów i terminów.